Werknemer van fraude verdacht: mag de werkgever het (zakelijke) e-mailverkeer controleren?

Als een werkgever signalen binnenkrijgt over een werknemer die misschien bij strafbare feiten is betrokken, kan de werkgever een onderzoek instellen. Werkgevers kunnen dan besluiten om onderzoek te doen naar het e-mailverkeer en/of het internetgebruik van de werknemer binnen het bedrijf. Het controleren (monitoren) van het e-mailverkeer is niet zomaar toegestaan. Dit onderzoek is pas toegestaan als de werkgever voldoet aan de voorwaarden die door het Europees Hof voor de Rechten van de Mens (EHRM) zijn gesteld. [1] Deze voorwaarden heeft het EHRM gesteld omdat werkgevers rekening moeten houden met het privéleven van de werknemer.

Het EHRM heeft de volgende voorwaarden gesteld voor het controleren van e-mails en/of internetgebruik op de werkvloer door een werkgever:

(i) De werknemer moet vooraf zijn geïnformeerd dat de werkgever mogelijk e-mails en andere communicatie controleert;

(ii) De werkgever moet ook de omvang van de controle (monitoring) aangeven en aangeven hoe ernstig de inbreuk op de privacy van de werknemer is;

(iii) De werkgever moet aantonen wat de redenen voor een controle (monitoring) kunnen zijn en aantonen dat een controle bij deze redenen is toegestaan;

(iv) De werkgever moet aantonen of het mogelijk was geweest om een minder ingrijpende controle (monitoring) uit te voeren;

(v) De gevolgen van de controle (monitoring) voor de werknemer spelen mee; en

(vi) Of er goede waarborgen aan de werknemer zijn gegeven. Deze verplichting neemt toe als het gaat om een ernstige inbreuk op de privacy van de werknemer.

Als de werkgever niet aan bovenstaande factoren voldoet, mag de werkgever het e-mailverkeer en/of het internetgebruik niet controleren. Als blijkt dat de werkgever de controle in het onderzoek toch heeft uitgevoerd, is dat onrechtmatig tegenover de werknemer. De werkgever maakt dan ten onrechte een inbreuk op het privéleven en de correspondentie van de werknemer.

Als een werknemer en een werkgever het niet met elkaar eens zijn of de controle mocht worden uitgevoerd, kan de rechter worden gevraagd om het geschil te beoordelen. De rechter zal dan aan de hand van bovenstaande factoren beoordelen of de werkgever aan de voorwaarden heeft voldaan en of het onderzoek rechtmatig is geweest. Recent heeft een kantonrechter zich over deze vraag uitgelaten. In deze zaak ging het om de vraag of een werkgever het e-mailgebruik van een werknemer mocht controleren (monitoren). De werkgever had dit besluit genomen omdat er twee signalen waren binnengekomen dat een werknemer misschien was betrokken bij strafbare feiten. De kantonrechter heeft de factoren van het EHRM beoordeeld en kwam tot de conclusie dat het onduidelijk was of de werkgever aan de voorwaarden van het EHRM had voldaan. Het gevolg in deze zaak was dat de kantonrechter het ontbindingsverzoek (verzoek om beëindiging) van de arbeidsovereenkomst niet kon controleren. Het verzoek werd door de kantonrechter afgewezen. Voor het nalezen van de hele uitspraak klik hier. [2]

Conclusie

Het is aan de werkgever om in een zaak aan te tonen (aannemelijk maken) dat het is toegestaan om de correspondentie van een werknemer te controleren. De werkgever zal moeten toelichten dat aan de factoren van het EHRM is voldaan. De werkgever zal de reden voor de controle moeten onderbouwen en moeten toelichten dat de controle niet te ver is gegaan (proportioneel is). Als werknemer kun je daar ook naar vragen.

Heb je als werknemer of als werkgever vragen over het controleren van e-mails en/of internetgebruik, neem dan gerust contact met ons op.

[1] EHRM 5 september 2017, ECLI:CE:ECHR:2017:0905JUD006149608 (Barbulescu), r.o. 121 en 122.

[2] Rechtbank Midden-Nederland 16 december 2021, ECLI:NL:RBMNE:2021:6071.